تعد طريقة كتابة التقرير إحدى الطرق المهمة التي يجب على كل موظف أو مسؤول تعلمها وتحديد أهم مكوناتها ؛ خاصة وأن المؤسسات المختلفة ، واسعة كانت والدة صغيرة ، تتطلب مؤهلًا عمليًا داخلها لإعداد كافة أنواع التقارير. لذلك ، يجب على أي موظف ناجح ، سواء كان مرتبطًا بمتابعة سير العمل الحقيقي وغير الحقيقي ، أو تقارير المقترحات ، أو غيرهم ، إتقان طريقة إعداد التقارير وسيتم توضيح ما يلي. كيف أبلغ بالتفصيل.
ملامح كتابة التقرير
هناك عدد من الميزات التي يجب تحقيقها دون إغفال أي جوار خلال كتابة التقرير ، ومن هذه الميزات:
- دقة النقطة حيث يوضح التقرير مدى تقدم الشركة ونسبة الأرباح ونتائج تنفيذ إستراتيجية حديثة في المؤسسة ، إلخ. قد تكون محددة للوصف ؛ هذا يعني أن الدقة القصوى هي مفتاح نجاح هذا التقرير.
- قسّم التقرير لـ نقاط رئيسية لـ عناوين وأقسام فرعية حتى يتمكن القارئ من العثور بسهولة على ما يبحث عنه.
- الموضوعية المطلقة هي أساس التقرير الناجح ؛ حيث لا ينبغي أن يغلب الرأي الشخصي وحماس مؤلف التقرير على الأفكار المعروضة ، إلا إذا تضمن ذلك بعض النقاط حول رؤية المؤلف وتصوره.
- الشمولية هي إحدى أهم سمات أي تقرير ناجح ، ولكن في نفس الوقت التوافق مع أي نقطة دون تفصيل أو ذكر تفاصيل تافهة هو أمر لا ينبغي إغفاله عند كتابة التقرير.
- استخدم اللغة المناسبة لإعداد التقرير وتحديد الوقت المناسب لعرضه على المهتمين بمشاهدته.
- استعمال أي وسيلة إفصاح يعتقد المراسل أنها قد تنقل محتوى هذا التقرير لـ الآخرين.
كيف تكتب التقرير
تأتي مراحل طريقة كتابة التقرير لـ المرحلة الثانية عندما يتعلق الأمر بطريقة كتابة التقرير النموذجي ، بعد فهم طبيعة وخصائص إعداد دراسة الفرد أو تقارير الدراسة أو غيرها ؛ يأتي على النحو التالي:
- يضع اهداف: من الضروري تحديد الأهداف التي يرغب المراسل تحقيقها عبر إعداد هذا التقرير.
- تحديد موضوع التقرير: لأنه ليس من الصواب البدء في التحضير دون تحديد واضح ودقيق للموضوع والنوع المطلوب تناوله.
- جمع البيانات: يجب أن تعتمد على مصادر موثوقة وخبرة عملية ومصادر معروفة أخرى للحصول على قدر لا بأس به من البيانات والبيانات التي ستفيد فكرة التقرير وموضوعه.
- حدد العناوين: ليس من الصحيح سرد الأفكار في التقرير بشكل عشوائي أو كفقرة واحدة ؛ بدلاً من ذلك ، من الضروري البدء بتحديد العناوين الرئيسية ، كل منها يتخللها بعض النقاط الفرعية ، لشرح العنوان بوضوح وإيجاز.
- إضافة وضح: في الحالات التي يمكن فيها إضافة بعض الصور أو غيرها من أدوات الشرح بما يتناسب مع طريقة إعداد التقرير.
- احفظ المسودة: قبل طباعة التقرير النهائي ؛ من الضروري إعداد المسودة وفحص ومراجعة كافة البيانات والبيانات الواردة فيه ، وكذلك التؤكد من لغته وإملائه.
- تسليم التقرير: بعد التخلص من اللمسات الأخيرة على التقرير والتأكد من دقة البيانات وطريقة الإدراج وإجراء التنسيق اللازم في نموذج التقرير ، يتم تسليمه لـ صاحب العمل في ملف رقمي أو ورقي.
أنواع التقارير
في ضوء حضور طريقة كتابة التقرير ، يُذكر أن هناك أكثر من نوع واحد من التقارير التي قد تكون مطلوبة كماًا للأنشطة المختلفة في المؤسسات وطبيعة العمل المنجز بها والغرض من إعداد التقرير. يتطلب كل هدف أو هدف نوعًا مختلفًا من التقارير. وعلى سبيل المثال ؛ التقرير الحقيقي يختلف عن غير الحقيقي ، فهو يختلف عن تقارير المتابعة الدورية وغيرها على النحو التالي:
تقرير رسمي
هذا التقرير هو أشهر وأهم أنواع التقارير وغالباً ما تطلبه الجهات الحكومية ويتكون من تقارير عن السيرش العلمي وغيرها والمكونات التالية:
- خطاب افتتاحي قصير يوضح ما سيتم ذكره في هذا التقرير.
- صفحة تحتوي على عنوان التقرير.
- ملخص موجز لفكرة التقرير.
- يعرض جدول المحتويات رقم هاتف الصفحة لكل عنوان.
- مقدمة تحوي كل ما سيتم تناوله في التقرير بإيجاز شديد.
- المحتوى الرئيسي للتقرير في شكل عناوين ورموز نقطية.
- نتيجة التقرير.
- المراجع.
- المرفقات.
تقرير غير رسمي
يعد التقرير غير الحقيقي أكثر إيجازًا من التقرير الحقيقي ، وتتضمن طريقة كتابة التقرير غير الرسمية الأقسام التالية:
- مقدمة بما في ذلك العنوان والغرض الرئيسي من التقرير.
- محتوى التقرير الرئيسي بما في ذلك: العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية والتفسيرات والنتائج.
- الخلاصة: يتضمن هذا ملخصًا سريعًا لأية نتائج وتوصيات وتوصيات.
تقرير المتابعة الدوري
يتعلق بمراقبة وتتبع نشاط المنظمة أو تتبع أنشطة الموظف أو غيره ، ويتألف من:
- عنوان يحتوي على الموضوع الرئيسي للتقرير.
- الوقت الذي سيغطي التقرير.
- تاريخ إصدار التقرير وتقديمه.
- المهام والإنجازات المحققة.
- معوقات وصعوبات وإخفاقات إن وجدت.
- الأهداف المستقبلية والنتائج المتوقعة.
تقرير المراجعة
تقرير التفتيش هو تقرير معد للفحص الدوري أو الفحص المفاجئ لمنظمة أو موظف ويتضمن:
- ملخص يوضح شروط التقرير.
- المحتوى الرئيسي لما تم خلال هذا التدقيق.
- وضح النتائج التي تظهر من هذه المراجعة.
- اذكر النتائج وأضف أي مرفقات.
تقرير شكوى
بعض الأحيان؛ يمكن للموظف أو المدير إصدار تقرير لتقديم شكوى أو إذاعة شكوى ضد موظف بسبب إحدى الاستراتيجيات غير الضرورية المطبقة على المشي أو غيره ، ويتضمن دائمًا:
- العنوان والغرض الرئيسي من التقرير.
- تاريخ إصدار التقرير.
- اسم المراسل والطرف الثاني الذي تقدم له الشكوى.
- عرض المحتوى الرئيسي الذي يحمل كافة البيانات المتعلقة بطبيعة وموضوع الشكوى.
- خاتمة توضح الغرض الأساسي من إذاعة هذا التقرير وهو عمل للصالح العام.
نموذج تقرير جاهز Word
يعد استعمال نموذج تقرير جاهز الخيار الأفضل لكثير من الأشخاص غير المؤهلين في القدرة على إعداد نموذج تقرير من البداية وليس لديهم وقت للقيام بذلك ، وبالتالي فمن الأفضل استعمال نموذج تقرير جاهز ودقيق هنا ، ويذكر أن الكثير من الأشخاص يفضلون استعمال ملفات برنامج. يمكنك الحصول على نموذج تقرير جاهز في معالج الكلمات Microsoft Word ومستند Word بفضل سهولة التحرير والتغيير والإضافة وقتما تشاء.“
نموذج تقرير جاهز pdf
تعتبر ملفات PDF من أهم أنواع الملفات التي يعتمد عليها الكثير من الناس ، خاصة عند طلب النماذج الجاهزة ؛ خاصة وأن نوع الملف هذا يمكن الحفاظ عليه في شكل الملف وتنسيقه ، ونوع الخط المستخدم والشكل العام للملف. يختار بعض الأشخاص نموذج تقرير جاهزًا بتنسيق PDF ويمكن استعمال أحد هذه النماذج.“.
في انتهاء هذا المقال ؛ يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن حضور طريقة كتابة تقرير ومعرفة أهم الميزات والخطوات السهلة لكتابة التقرير أمر إلزامي لكل فرد وموظف مشارك في إنشاء التقرير وعلى دراية بها. حتى لو كان ذلك يعتمد على استعمال نماذج التقارير الجاهزة.
المراجع
visme.co ، 10-20-2020
openpolytechnic.ac.nz ،، 10-20-2020
yourarticlelibrary.com ، 10-20-2020
